Europakontorets prosjektutviklingskurs 17.11.2011

Oslo region European office (ORE) arrangerer idag et prosjektutviklingskurs på Papirbredden i Drammen. Kursprogrammet finner du her: Program prosjektkurset. Tenkte jeg skulle skrive litt om åssen kursdagen min var.

«Trenger du Europakunnskap? Vi er din døråpner til Europa.» er slagordet til Osloregionens europakontor.

Det er forsåvdt derfor jeg deltar på dette kurset også. -For at jeg og min arbeidsgiver, fylkebiblioteket i Buskerud, skal forstå mer av prosessene rundt prosjektutvikling og deltakelse i EU-programmer.

Papirbredden, foto: Buskerud fylkesbibliotek

Papirbredden, foto: Buskerud fylkesbibliotek

1. Introduksjon

Heidi Tovsrud Knutsen, internasjonal koordinator ved Høgskolen i Buskerud, ønsket velkommen.

Carina Hundhammer, (ORE) og Till Christopher Lech, (Forskningsrådet) innledet sitt foredrag med et slags rollespill der en kommuneansatt får en god ide sammen med en representant fra et forskningsinstitutt.

19 sektorprogrammer
Ingen geografiske begrensninger

Eksempler:

a. Helseprogrammet
b. Progress – «sysselsetting og sosial solidaritet»

c. Daphne III – Bekjempelse av vold

d. Forskningsprogrammet – FP7 – ERA – building on partnerships

FP7 har 10 undertema som hvert har sine kontaktpersoner som hjelper norske søkere med å kome i gang med søknader og å få støtte fra EU.

ORE har ansatte i Brussel som hver har sine ansvarsområder.

2. EU-programmer Norge kan delta i

v/ Till Christopher Lech, Forskningsrådet.

Lech har selv ansvaret for ansvarsområde ICT (Information og Communication Technology.

Gode grunner for å søke EU-midler:

Trinn 1:

  • DEN GODE IDEEN
  • ET ULØST PROBLEM – SÆRLIG OM DET DREIER SEG OM INNOVASJON
  • FINANSIERING

Men en god symbiose av disse tre er nok det beste utgangspunktet du kan ha for å søke penger i Brussel.

Trinn 2: finne det riktige programmet å søke i. Bruk gode kontakter og rådgivere rundt deg – Forskningsrådet, Innovasjon Norge,
Trinn 3: bli sikker på: Passer ideen min virkelig til dette programmet?

Vel, hva er intensjonen med disse arbeidsprogrammenehvordan oppnår vi en perfekt match mellom idé og program?

  • EU-prosjekter skal utføre EU-politikk
  • EU 2020 Strategy er delt inn i Smart Growth, Sustainable Growth og Inclusive Growth
  • Det finnes Top-Down programmer og Bottom-Up programmer
  • HVa og hvorfor passer din søknad? Outcome, Resultater, og «hvorfor blir Europa et bedre sted når dere er ferdige med prosjektet?»
  • Søknaden din må være inne i god tid.

Lech delte så ut to beskrivelser av et av ICT-programmene til EU, ett fra 2007-2008 og ett for 2009 – 2010. Hvordan har beskrivelsene av disse programmene endret seg på disse to årene? spurte Lech oss. Vi fikk noen minutter til å lese over de to beskrivelsene, som var skrevet på et krevende og byråkratisk engelsk – som seg vel hør og bør. MEn joda, det var absolutt endringer å spore, endringer som det kan vre viktig å merke seg om man skal forstå hva/hvem det er man søker penger hos, og hva de ønsker å stimulere til ved å gi nettopp deg prosjektmidler.

Sammenligne programmer -Det kan være veldig nyttig å se på historikken til et program, hvordan har utlysingsteksten endret seg? Ved å lese tidligere utlysingstekster blir det lettere for deg å se i hvilken retning programmet ønsker seg – og deg.

Selv om man står noe friere nær man søker innen Bottom-Up prosjekter enn Top-Down, er det like viktig å linke til oppnåelse av EUs politikk der også!

Effekt/resultat av prosjektet – altså ringvirkningene/ettervirkningene/effekten etter at prosjektet er gjennomført er helt sentralt. -Og det skal tas med i prosjektsøknaden hva effekten av ditt prosjekt skal være. – Husk at det er jo dette programmene er til for! – Positiv påvirkning!

Databaseteddies, Foto: Linda Hartley

Databaseteddies, Foto: Linda Hartley

Lage en tabell – Sett opp en tabell der dsu tar med forlangender i programmets utlysingstekst, og sett opp de delene av ditt prosjekt som svarer til disse i kolonnen ved siden av.

Analysere prosjektportefølje – Prosjekt blir ikke støttet flere ganger, og det bør heller ikke være altfor likt andre prosjekter. Finn deg samarbeidspartnere. – Kanskje finnes det institusjoner som er dyktige på å skaffe midler fra EU-programmet, og kanskje bør du ta kontakt med disse for å høre om de har noe i emning som du kanskje kan være del av.

Background Documentation – Se på politisk kontekst for temaet/fagfeltet du søker penger innenfor, reflekter rundt hvor ditt prosjekt plasserer seg.

Få dessuten tak i arbeidsprogrammet tidlig. Ta kontakt med f.eks ORE, Forskningsråd e.l. for å få tak i dette tidlig. Du kommer til å trenge tid. Det er ikke sannsynlig at det blir en perfekt match mellom ideen din og programmet. Ikke prøv å tilpasse deg programmet altofr mye. Kjør heller prosjektet ditt litt lenger slik at det heller favne om tankene i arbeidsprorgrammet i neste omgang. Eller: se deg rundt – kanskje passer din idé inn i noen andres prosjekt e.l. – dette kan være en strålende måte å begynne nettverksbygging på.

3. «One-pager’n»

En One-page Summary of the EU project idea/proposal er det ideelle utgangspunkt for å lykkes med å formidle ideen din med prosjektet. Et prosjekt er som regel såpass innholdsrikt at det vanskelig kan formidles uten at du fyller ut en «One-pager». Denne er et resultat av BEst practises, og er i grunn noe så enkelt som et verktøy for å hjelpe deg å kommunisere en prosjektide. Med denne får du samlet nøkkelinformasjon slik at du kan verifisere om ideen din adresserer arbeidsprogrammet godt eller ikke.

La utfyllingen av One-pager’n være artig. Ikke vær byråkratisk i språket, slipp deg (litt) løs.
Formuler deg kort. Hvis du kan formulere ideen på tre linjer er det trolig en ganske moden idé.
Hvis det ikke faller naturlig å fylle ut alle feltene; la de være blanke!

Etterhvert blir ikke One-Pager’n så vitkig mens du formulerer selve prosjektet. MEn den kan komme til god nytte igjen når du skal skrive en Abstract av søknaden.

4. Prosjektpartnere

rock step kick step kick step big kick, Foto: Tim Bayman (doublebug@flickr)

rock step kick step kick step big kick, Foto: Tim Bayman (doublebug@flickr)

Begynn med de du kjenner
Tillit til partnerne er veldig viktig
Jobb med de beste, the main players in the field!
Dårlig stemning i begynnelsen av et prosjekt blir sjelden bedre med tiden
Du kan søke etter partnere. Men å bygge om et helt konsortium med et partnersøk anbefales ikke
Du må være synlig. Synlighet er viktig for å bygge nettverk og å skaffe partnere

Et konsortiummøte tidlig i prosessen anbefales på det sterkeste. Partnere som ikke møter på et slikt førstemøte før man sender inn søknaden utelates ofte – man er nødt for å stole på at folk stiller opp underveis i prosjektet. Man må vite sikkert, ikke bare anta

Ikke velg partnere fordi de ser bra ut på papiret eller fordi de er venner. Tenk Europeisk, ikke velg partnere som er for lokale!

Lag så en tabell over konsortiumet du har skapt. (Lech liker tabeller fortalte han). Hvis det viser seg at noen av partnerne er overflødige må man ta den tunge telefonen til den det gjelder og fortelle dem om beslutningen. Det er selvfølgelig viktig at hele konsortiet er enige om dette på forhånd. Tips er å avklare veldig nøye på forhånd av samtalene at alle kan risikere å ryke ut mens man konsoliderer prosjektet, slik at alle er forberedt. Det blir gjerne koordinators jobb å ta ut de som må ut, og vedkommende gjør det mye enklere for seg om alle deltakerne er forberedt på at så kan skje før man setter i gang med samtaler.
En annen situasjon som kan oppstå er at en partner ikke leverer/leverer for seint/leverer for dårlig i søknadsskrivingen. Disse bør da tas ut av prosjektet. Man bør være sikker på ansvarsfølelsen og commitmentet til hver eneste prosjektdeltaker.

5. Rollespill/Case

Alle skulle trekke en lapp som ga oss en rolle, f.eks at vi skulle representere et slovakisk universitet med et godt matematisk fakultet, bedrift i Danmark som lager gamingsoftware o.l. Deretter skulle vi mingle og finne potensielle samarbeidspartnere til et konsortium. Dette for å gå gjennom noen av mekanismene som hører med til det å bygge opp partnerskap med andre.

Det ble en artig øvelse å late som man var en helt annen en man er til daglig. Jeg skulle representere et teknisk universitet i Israel og endte opp med å samarbeide med noen om å skulle utvikle et E-læringsverktøy for en stor polsk bedrift med behov for å forbedre sin Knowledge management. Ogsåvidere…. Det ble en artig liksom-prosess som vi ble svært engasjerte i – og vi hadde det gøy underveis.

Etterpå presenterte hver av gruppene sine liksomprosjekter, og alle hadde greid å få til noe bra i løpet av den utvidete lunsjen

6. Søknadsfasen

Sentrale dokumenter:
Arbeidsprogram, utlysingstekst, søknadsmal med forklaringer, Guide for applicants – guide til programmet, bakenforliggende policy dokumenter, deltagerregler, Consortium agreement.

Sammendrag av prosjektet bør det legges mye arbeid ned i. Det er dette evaluator leser først, og er avgjørende for prosjektets videre liv. Bruk tid og gjør det ordentlig. Det samme gjelder presentasjon av søker og partnere. -ikke bare klipp og lim fra hjemmesidene dine, men skriv en tilpasset tekst til prosjektsøknaden.

OREs Carina Hundhammer om prosjektstruktur

OREs Carina Hundhammer om prosjektstruktur

 

Arbeidspakker: metode for å gruppere aktiviteter og oppgaver i et prosjekt. Arbeidspakkene kan gå parallellt eller følge etter hverandre. Hjelper til å skape faser i logisk rekkefølge i prosjektet. Hjelper også til å definere «deliverables» og milestones.

Det er viktig at du er konsis i søknaden, at ting kan telles, at det er målbart. Antall timer du skal bruke osv. Må være nøyaktig.
Du må alltid regne med egenfinansiering på mellom 20-50%. Dette dekkes ofte opp med arbeidstid, men ikke alltid. Du kan selvfølgelig få støtte fra sponsorer. Men pass litt på her, det kan være en grense for hvor mye offentlige midler du har lov til at prosjektet er støttet med, så sjekk ut tildelingsdokumentet fra der du har fått midler. Annen støtte bør også omtales i «Letter of intent» fra partnere.
Dokumentasjon er svært viktig. Møtereferater f.eks betyr mye. Skriv referater, få deltalkerne til å skrive under på referatene så du kan bevise at de deltok dersom du blir spurt. Behold dessuten alle kvitteringer og bilag.

Dette var mine notater fra denne dagen.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s